1)
Las tablas son objetos
fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la
información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una
tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de
correo electrónico y los números de teléfono. En este artículo se ofrece
información general sobre las tablas de las bases de datos de Access. Antes de
crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Una
tabla base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a
los que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia es
normalmente fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de
datos.
La principal diferencia entre
almacenar datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la
forma de organizar los datos.
2)
Las consultas: Las consultas son
las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar
numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos
específicos de las tablas. Los datos que deseas ver suelen estar distribuidos
por varias tablas y, gracias a las consultas, puedes verlos en una sola hoja de
datos. Además, puesto que normalmente no deseas ver todos los registros a
la vez, las consultas le permiten agregar criterios para “filtrar” los datos
hasta obtener solo los registros que desee Las consultas a menudo sirven de
origen de registros para formularios e informes. Ciertas consultas son
"actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas
subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una
consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las
tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
3)
Formularios: Los formularios se
conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las
interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen
botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de
datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No
obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios
para ver, escribir y editar datos en las tablas. Los formularios proporcionan
un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede
agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los
botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros
formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría
crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar
con datos de clientes.
4)
Informes: Los informes sirven
para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe
responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado
por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros
clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de
la mejor manera posible. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y
siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes
suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden
consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo
electrónico.
5)
Macros: Las macros en Access
pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede usar
para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una
macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se ejecute cada
vez que se hace clic en ese botón. Las macros contienen acciones que ejecutan
tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos.
La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se
pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en
dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.
6)
Bases de datos relacionales:
Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos
procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la
duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la
velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
Definen como se relacionan los datos.
7)
Módulos: Los módulos, como las
macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de
datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una
lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic
para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones,
instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad.
Un módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a
formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos específicos del
formulario o el informe al que se adjuntan. Los módulos estándar contienen
procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los
módulos estándar se enumeran en Módulos en el panel de exploración,
pero los módulos de clase no.
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